L’Etude FELTEN, ASSA & Associés, (ci-après l’« Etude »), établie à 2, rue Jean-Pierre Brasseur, L-1258 Luxembourg, s’engage à faire ce qui est en son pouvoir pour protéger la vie privée de ses contacts.
Les présentes mentions concernant la protection de la vie privée et le traitement des données à caractère personnel a pour objectif de vous informer, en tant que client(e), futur(e) client(e) potentiel(e) ou autre co-contractant(e) sur le traitement de vos données à caractère personnel (ci-après les « Données ») et sur vos droits découlant du Règlement Général Européen sur la Protection des Données à caractère personnel (ci-après le « Règlement RGPD ») et des lois nationales luxembourgeoises relatives à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel.
Le Règlement RGPD est le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données disponible sur le site législatif sécurisé de l’Union Européenne (eur-lex.europa.eu) et pleinement applicable depuis le 25 mai 2018.
Il s’applique uniquement au traitement des données à caractère personnel se rapportant à des personnes physiques (les « personnes concernées » au sens du Règlement RGPD).
Une donnée à caractère personnel correspond à « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale » (Article 4 du Règlement RGPD).
Un traitement des données désigne toute opération effectuée manuellement ou à l’aide de procédés automatisés appliqués à des données personnelles. Il peut s’agir de la collecte, de l’enregistrement, de l’organisation, de la structuration, de la conservation, de l’adaptation ou la modification, de l’extraction, de la consultation, de l’utilisation, de la communication par transmission, de la diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, du rapprochement ou de l’interconnexion, de la limitation, de l’effacement ou de la destruction des données (Article 4 du Règlement RGPD).
Vous êtes invité(e) à lire attentivement les informations ci-après de façon à comprendre à quelles fins notre Etude utilise vos Données.
1) Responsable du traitement de vos Données
L’Etude est responsable du traitement de vos Données. Elle détermine les finalités et les moyens de traitement pour lesquels vos Données sont collectées et elle les protège dans le respect de la réglementation de façon loyale, transparente et sécurisée.
L’Etude, ses collaborateurs/collaboratrices, ses co-contractants et ses fournisseurs sont soumis à certaines obligations de confidentialité et/ou de respect du secret professionnel, par exemple découlant de la protection des Données. Les Données sont soumises auxdites obligations.
L’Etude revoit de manière régulière les présentes mentions et en modifie le cas échéant le contenu pour que celles-ci soient en tous temps conforme à la réglementation en vigueur y applicable.
2) Collecte des Données
Dans le cadre de la relation avec l’Etude, des Données sont susceptibles d’être collectées que ce soit directement auprès de vous ou indirectement, permettant la mise en œuvre par l’Etude des finalités décrites ci-dessous. Les Données requises peuvent être les suivantes :
Exemples de données demandées – (Aucune donnée n’est à fournir ici)
- Nom
- Prénom
- Nationalité
- Langue de contact
- Lieu (ville + pays) et date de naissance
- Adresse privée
- Adresse professionnelle
- Profession
- Mode d’introduction (connaissance de l’un des membres de l’Etude, recommandé par un client existant…)
- Téléphone domicile
- Téléphone bureau
- Téléphone portable
- Fax
- Situation familiale /état civil /régime matrimonial
- Personne à contacter uniquement si plus de nouvelles du client
- Copie pièce d’identité valide
- Coordonnées bancaires (numéro de compte IBAN)
- Numéro de TVA
L’Etude peut également collecter d’autres Données ouvertes, informations publiques et informations obtenues via des tiers telles que des Données librement accessibles sur internet, Données de journaux officiels ou de banques de données que l’Etude utilise pour compléter ses Données.
Sous réserve qu’une législation l’y contraigne, l’Etude peut devoir traiter de Données sensibles vous concernant, par exemple si vous êtes une « personne politiquement exposée » au sens de la législation anti-blanchiment.
En plus de toutes les Données énumérées ci-avant, l’Etude peut traiter tout autre type de Données vous concernant que vous lui auriez fourni sur une base volontaire ou qu’elle aurait pu générer de Données déjà en sa possession.
L’Etude veille à ce que les Données collectées soient pertinentes, adéquates et non excessives par rapport à la finalité de traitement visée.
3) Obligation de fournir ces Données et conséquences en cas de non-fourniture des Données
D’un point de vue déontologique et réglementaire, l’Etude n’est pas en mesure de travailler pour des personnes qui refusent de lui communiquer les informations requises.
4) Finalités des traitements de vos Données
En nous fournissant vos données à caractère personnel, vous nous autorisez expressément au traitement desdites Données pour la/les finalité(s) suivante(s) :
- Permettre la bonne exécution de la mission pour laquelle l’Etude a été mandatée
- Enregistrer vos Données dans votre dossier électronique
- Répondre à vos questions, demandes de renseignements et/ou conseils
- Assurer le suivi et la gestion de votre dossier
- Satisfaire à l’obligation légale d’identification de nos clients (KYC) dans le cadre de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme
- Assurer la facturation de nos services et le bon suivi par notre département comptable
- Vous transmettre nos communications électroniques et invitations éventuelles
- Effectuer éventuellement un référencement par nos soins auprès d’organisations professionnelles et des annuaires professionnels des avocats « Chambers & Partners » et « Legal 500 » ou à toute autre fin marketing utile dans le respect de la déontologie liée à la profession d’avocat à laquelle nous sommes tenus.
5) Fondement juridique du traitement de vos Données
L’Etude traite les Données en s’assurant qu’une des bases légitimes suivantes conformes au Règlement RGPD existe :
- votre consentement au traitement de vos Données pour l’une ou plusieurs des finalités précitées
- l’exécution d’un contrat (le mandat que vous confiez à l’Etude)
- le respect de dispositions légales et réglementaires auxquelles l’Etude est soumise
- la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne physique
- la préservation des intérêts légitimes de l’Etude sous certaines conditions
6) Conservation de vos Données
Les Données collectées sont uniquement conservées durant la période nécessaire à la réalisation de la finalité de traitement, à moins que la conservation de ces données ne relève d’une obligation légale à laquelle son activité est soumise.
Sauf convention contraire, notre Etude prend en charge l’archivage des dossiers, ce qui comprend la conservation de tout le dossier (e.a. correspondance, pièces de procédure, pièces) pendant une durée de cinq ans à dater de sa clôture, et la possibilité pour le client – à ses frais – de consulter ou de prendre copie de tout ou partie du dossier archivé pendant la même période. A l’expiration de ladite période, le dossier est alors détruit dans son entièreté, sauf demande expresse du client.
7) Destinataires de vos Données
Avec votre accord préalable, et tout en respectant le secret professionnel auquel l’avocat est soumis, vos Données collectées par l’Etude sont susceptibles d’être transférées partiellement ou intégralement à vos conseils, banquiers, prestataires de services, au parquet, dans le cadre de la défense de vos intérêts en justice et/ou en cas de collaboration avec un confrère sur une problématique transfrontalière.
Par ailleurs, l’Etude fait appel à des tiers prestataires de services (maintenance informatique, éditeur de logiciel, réviseur d’entreprise, huissier de justice, notaire, etc.). L’Etude s’assure que tous les sous-traitants ont pris toutes les mesures organisationnelles et techniques nécessaires afin de garantir une bonne gestion du traitement des Données.
L’Etude peut également être amenée à devoir transmettre vos Données à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative si elle estime de bonne foi que la divulgation de ces Données est nécessaire aux fins de respecter les lois ou réglementations ou afin de défendre et/ou protéger les droits ou les biens de l’Etude, de ses clients, de son site internet et/ou de vous-même.
En principe, l’Etude ne transfère pas vos Données en dehors de l’Espace Economique Européen. Si toutefois, un tel transfert s’avérait nécessaire, elle vérifierait avec soin que le pays destinataire de ce transfert assure un niveau de protection adéquat ou que des garanties contractuelles appropriées ont préalablement été mises en place.
8) Votre consentement quant au traitement de vos Données
Lors de votre entrée en relation avec notre Etude, nous vous invitons à manifester votre volonté de manière libre, spécifique, éclairée et univoque quant à l’acceptation du traitement de vos Données tel que renseigné dans la présente « Politique de protection des données à caractère personnel », en signant le document ad hoc qui vous sera soumis, pour acceptation.
Dans le cas où la transmission de vos Données devaient se faire à un tiers situé en dehors de l’Union européenne, l’Etude s’engage à ce que le pays de destination offre un niveau de protection similaire en matière de protection de données personnelles ou que le tiers responsable du traitement s’engage à signer un contrat reprenant les clauses contractuelles types prévues par la Décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021 relative aux clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers en vertu du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil.
9) Vos droits relatifs à vos Données
En votre qualité de « Personne Concernée » par la collecte de données à caractère personnel au sens du Règlement RGPD, vous disposez des droits suivants et vous pouvez les exercer, sous réserve de certaines restrictions légales, sur simple demande adressée par courrier électronique au responsable de traitement FELTEN, ASSA & Associés, 2 rue Jean-Pierre Brasseur, L-1258 Luxembourg via l’adresse email dataprotection@feltenlawyers.com:
- Droit d’information
- Droit de retirer votre consentement facilement et à tout moment
- Droit d’accès c’est-à-dire le droit d’obtenir, à tout moment et sur demande, confirmation que des Données vous concernant sont ou non traitées
- Droit de rectification c’est-à-dire le droit d’obtenir du responsable de traitement dans les meilleurs délais la rectification des Données erronées ou incomplètes
- Droit à l’effacement/droit à l’oubli c’est-à-dire le droit d’obtenir dans les meilleurs délais l’effacement des Données par le responsable de traitement
- Droit à la limitation du traitement
- Droit à la portabilité des Données
- Droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des Données vous concernant fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point e) ou f), y compris un profilage fondé sur ces dispositions
De plus, si vous avez des raisons de croire que le traitement de vos Données par l’Etude est en violation avec la réglementation applicable, vous avez le droit, à tout moment, d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNPD » – site internet www.cnpd.public ) luxembourgeoise à l’adresse suivante :
Commission Nationale pour la Protection des Données
15, boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux
Tél. : (+352) 26106026
Fax : (+352) 2610602
Vous pouvez également prendre contact directement avec une autorité de contrôle de votre choix, dans votre pays de résidence par exemple.
10) Sécurité informatique de vos Données
Afin d’assurer la sécurité informatique de vos Données en empêchant, entre autres, tout accès non autorisé à ces dernières, en préservant leur intégrité, l’Etude a élaboré et mis en place des procédures organisationnelles et techniques strictes ; celles-ci s’appliquent également aux sous-traitants auxquels l’Etude fait appel.
Les Données sont hébergées dans des datacentres luxembourgeois de niveau Tier IV* (* le plus haut niveau de certification (et donc de garantie) applicable aux centres de traitement de données et permettant de répondre aux événements endogènes comme les pannes ou incidents).
L’Etude a fait le choix de prestataires informatiques hautement sécurisés disposant d’un agrément de « PSF de support » auprès de la Commission de Surveillance du Secteur Financier luxembourgeois (la « CSSF ») et :
- s’engageant à prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des Données traitées par l’Etude et pour empêcher qu’elles ne soient endommagées, déformées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
- mettant en place les solutions appropriées afin de diminuer le risque de sabotage informatique, d’intrusion, de vol et perte des Données confiées.